L’optimisation des achats : les techniques et les conseils pour une stratégie gagnante. - blog management
La stratégie d'achat est un levier essentiel pour la compétitivité et la pérennité des entreprises modernes. Elle ne se limite plus à la simple négociation des prix, mais englobe une vision globale intégrant la gestion des risques, la sécurisation des approvisionnements, l'innovation et la responsabilité sociétale. Cet article propose une analyse approfondie des composantes clés d'une stratégie d'achat efficace, des étapes pour son élaboration, ainsi que des conseils pratiques pour optimiser le processus d'achat au sein de votre organisation.
1. Qu'est-ce qu'une stratégie d'achat ?
La stratégie d'achat regroupe l'ensemble des actions planifiées et coordonnées visant à optimiser le processus d'acquisition de biens et de services nécessaires au fonctionnement d'une entreprise. Elle vise à assurer un équilibre optimal entre le coût, la qualité et les délais (CQD), tout en alignant les objectifs d'achat sur la stratégie globale de l'entreprise. Une stratégie d'achat bien définie permet non seulement de réaliser des économies significatives, mais aussi de renforcer la compétitivité de l'entreprise sur son marché.
Les objectifs principaux d'une stratégie d'achat
- Réduction des coûts : Négocier des conditions d'achat avantageuses pour diminuer les dépenses.
- Amélioration de la qualité : Sélectionner des fournisseurs capables de fournir des produits ou services répondant aux standards de l'entreprise.
- Optimisation des délais : Assurer des délais de livraison conformes aux besoins opérationnels.
- Gestion des risques : Identifier et atténuer les risques liés aux fournisseurs et aux chaînes d'approvisionnement.
- Innovation : Collaborer avec des fournisseurs innovants pour intégrer de nouvelles technologies ou méthodes.
- Responsabilité sociétale : Intégrer des critères éthiques et environnementaux dans le processus d'achat.
2. Les étapes clés pour élaborer une stratégie d'achat efficace
1. Analyse des dépenses
La première étape consiste à réaliser une cartographie détaillée des dépenses de l'entreprise. Cette analyse permet d'identifier les principaux postes de dépenses, de comprendre la répartition des achats par catégorie et de détecter les opportunités d'optimisation.
Les actions à entreprendre :
- Collecter des données précises sur les dépenses passées (par fournisseur, catégorie de produits, services, etc.).
- Segmenter les achats en familles homogènes pour une analyse approfondie.
- Utiliser des outils analytiques pour identifier les tendances et les anomalies.
2. Analyse du marché fournisseur
Comprendre le marché des fournisseurs est essentiel pour évaluer les options disponibles et identifier les meilleures sources d'approvisionnement.
Les actions à entreprendre :
- Étudier le marché pour chaque catégorie d'achat afin d'identifier les principaux acteurs.
- Évaluer la position de l'entreprise par rapport aux fournisseurs (dépendance, pouvoir de négociation, etc.).
- Analyser les tendances du marché, telles que les innovations, les fusions ou les acquisitions.
3. Définition des objectifs d'achat
Sur la base des analyses précédentes, il est crucial de définir des objectifs clairs et mesurables alignés sur la stratégie globale de l'entreprise.
Les actions à entreprendre :
- Établir des objectifs spécifiques pour chaque catégorie d'achat (par exemple, réduire les coûts de 5 % sur une catégorie donnée).
- Prioriser les objectifs en fonction de leur impact potentiel sur l'entreprise.
- Assurer l'alignement des objectifs d'achat avec les objectifs stratégiques de l'entreprise.
4. Élaboration du plan d'action
Un plan d'action détaillé permet de mettre en œuvre la stratégie d'achat de manière structurée et efficace.
Les actions à entreprendre :
- Définir les actions spécifiques à entreprendre pour atteindre chaque objectif.
- Attribuer des responsabilités claires à chaque membre de l'équipe d'achat.
- Établir un calendrier avec des jalons et des échéances pour chaque action.
5. Gestion de la relation fournisseur
La collaboration avec les fournisseurs est un élément clé pour assurer le succès de la stratégie d'achat.
Les actions à entreprendre :
- Développer des relations de partenariat avec les fournisseurs stratégiques.
- Mettre en place des indicateurs de performance pour évaluer et suivre les performances des fournisseurs.
- Négocier des contrats clairs définissant les attentes mutuelles et les conditions de collaboration.
6. Suivi et évaluation
Il est essentiel de suivre régulièrement les performances de la stratégie d'achat et d'apporter des ajustements si nécessaire.
Les actions à entreprendre :
- Mettre en place des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer l'efficacité des actions entreprises.
- Organiser des revues périodiques pour évaluer les progrès réalisés et identifier les domaines nécessitant des améliorations.
- Adapter la stratégie en fonction des retours d'expérience et des évolutions du marché.
3. Les outils et méthodes pour optimiser la stratégie d'achat
Plusieurs outils et méthodes peuvent être utilisés pour analyser et optimiser le processus d'achat.
1. La matrice de Kraljic
Développée par Peter Kraljic en 1983, cette matrice permet de classer les achats en quatre catégories en fonction de leur impact sur l'entreprise et de la complexité du marché fournisseur :
- Articles stratégiques : Impact élevé sur l'entreprise et marché fournisseur complexe. Exige une relation de partenariat avec les fournisseurs.
- Articles leviers : Impact élevé mais marché fournisseur simple. Possibilité de négociation forte.
- Articles critiques : Impact faible mais marché fournisseur complexe. Besoin de sécuriser les approvisionnements.
- Articles non critiques : Impact faible et marché fournisseur simple. Focus sur la réduction des coûts administratifs.
2. Le total cost of ownership (TCO)
Le TCO est une approche qui permet d'évaluer le coût total d'un achat sur l'ensemble de son cycle de vie, en prenant en compte :
- Le coût d'acquisition
- Le coût d'exploitation (maintenance, énergie, etc.)
- Le coût de fin de vie (recyclage, démantèlement, etc.)
Cette approche permet d'optimiser les choix d'achat en évitant de se focaliser uniquement sur le prix d'achat initial.
3. L'e-procurement
L'e-procurement (approvisionnement électronique) regroupe l'ensemble des outils numériques facilitant les achats. Il permet de :
- Automatiser les processus d'achat et de validation
- Centraliser les données fournisseurs
- Améliorer la traçabilité des achats
- Réduire les coûts administratifs
4. Les conseils pour une stratégie d'achats gagnante
Mettre en place une stratégie d'achats efficace est essentiel pour optimiser les coûts, assurer la qualité des approvisionnements et garantir la compétitivité de l'entreprise. Voici les meilleures pratiques pour bâtir une stratégie d'achats gagnante.
1. Analyser et comprendre les besoins de l'entreprise
Avant toute chose, il est crucial d’avoir une vision claire des besoins en matière d’achats. Il convient d’identifier les postes de dépenses les plus importants et d'évaluer l’impact de chaque catégorie d’achat sur l’activité de l’entreprise.
Conseils :
- Effectuer une analyse des dépenses passées et futures.
- Classer les achats en fonction de leur criticité et de leur impact stratégique.
- Impliquer les parties prenantes internes pour bien cerner les besoins.
2. Établir des relations de confiance avec les fournisseurs
Les fournisseurs jouent un rôle clé dans la chaîne d’approvisionnement. Une collaboration étroite permet d’améliorer la performance et d’obtenir des conditions avantageuses.
Conseils :
- Sélectionner les fournisseurs en fonction de critères objectifs (qualité, fiabilité, délais, coûts, RSE).
- Favoriser une relation de partenariat plutôt qu’une simple transaction commerciale.
- Évaluer régulièrement la performance des fournisseurs et ajuster la stratégie en conséquence.
3. Optimiser les coûts sans sacrifier la qualité
Réduire les coûts est un objectif clé, mais il ne doit pas se faire au détriment de la qualité des produits ou services achetés.
Conseils :
- Utiliser le Total Cost of Ownership (TCO) pour évaluer le coût global des achats.
- Négocier intelligemment en mettant en avant la fidélité et la volume d'achat.
- Exploiter les enchères inversées et la mise en concurrence pour obtenir de meilleures offres.
4. Digitaliser et automatiser le processus d’achat
L’adoption d’outils numériques permet d’améliorer la visibilité sur les achats, de réduire les erreurs et d’optimiser la prise de décision.
Conseils :
- Mettre en place un logiciel de gestion des achats (e-procurement).
- Automatiser les processus de validation et de passation de commandes.
- Exploiter les données analytiques pour améliorer la performance et prévoir les besoins.
5. Gérer les risques et assurer la continuité des approvisionnements
Les crises économiques, sanitaires ou géopolitiques peuvent impacter la chaîne d’approvisionnement. Il est donc essentiel d’anticiper ces risques et de sécuriser les approvisionnements.
Conseils :
- Diversifier les sources d’approvisionnement pour limiter la dépendance à un fournisseur unique.
- Élaborer un plan de gestion des risques intégrant des solutions alternatives.
- Assurer un suivi régulier de la santé financière et opérationnelle des fournisseurs.
6. Intégrer des critères responsables et durables
L’achat responsable est aujourd’hui un levier de performance et de différenciation pour les entreprises.
Conseils :
- Privilégier des fournisseurs engagés dans une démarche de développement durable.
- Réduire l’empreinte carbone des achats en favorisant les circuits courts.
- Intégrer des critères éthiques et sociaux dans les appels d’offres.
Une stratégie d’achats gagnante repose sur une vision globale et proactive. En combinant analyse des besoins, optimisation des coûts, digitalisation, gestion des risques et achats responsables, les entreprises peuvent transformer leurs achats en un véritable levier de compétitivité et d’innovation.
5. Les tendances actuelles en stratégie d'achat
Les entreprises doivent adapter leur stratégie d’achat pour rester compétitives et résilientes. Voici les principales tendances qui façonnent aujourd’hui la gestion des achats.
1. La digitalisation et l’automatisation des achats
Les nouvelles technologies transforment la gestion des achats en automatisant les processus et en améliorant la visibilité sur les dépenses.Les principaux leviers :
- Utilisation de l’intelligence artificielle et du machine learning pour optimiser les prévisions d’achats.
- Adoption des solutions d’e-procurement pour centraliser et fluidifier les transactions.
- Automatisation des processus d’approvisionnement et de validation pour réduire les coûts administratifs.
2. L’approche Data-Driven
L’exploitation des données permet d’améliorer la prise de décision et d’optimiser les coûts.Les tendances clés :
- Analyse des big data pour identifier les meilleures opportunités d’achats.
- Tableaux de bord et indicateurs de performance (KPI) pour un pilotage efficace.
- Utilisation de la blockchain pour garantir la transparence et la traçabilité des transactions.
3. La Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE) et les achats durables
Face aux enjeux environnementaux et sociétaux, les entreprises intègrent de plus en plus des critères de durabilité dans leurs stratégies d’achat.Les évolutions majeures :
- Sélection de fournisseurs engagés dans des pratiques éthiques et écologiques.
- Réduction de l’empreinte carbone grâce aux circuits courts et aux énergies renouvelables.
- Mise en place de politiques d’achats responsables pour répondre aux exigences réglementaires et aux attentes des consommateurs.
4. La gestion des risques et la sécurisation des approvisionnements
Les crises sanitaires, économiques et géopolitiques ont mis en lumière la nécessité de sécuriser les chaînes d’approvisionnement.Les stratégies adoptées :
- Diversification des sources d’approvisionnement pour limiter la dépendance à un fournisseur unique.
- Développement de partenariats stratégiques avec des fournisseurs locaux.
- Mise en place de plans de continuité d’activité pour anticiper les ruptures d’approvisionnement.
5. L’intégration de l’économie circulaire
L’économie circulaire devient une approche incontournable pour réduire les coûts et minimiser l’impact environnemental des achats.Les actions mises en place :
- Réutilisation et recyclage des matériaux pour optimiser les ressources.
- Privilégier les produits éco-conçus et les fournisseurs proposant des solutions durables.
- Développement du marché de la seconde main et du reconditionnement dans certaines catégories d’achats.
Conclusion
Une stratégie d’achats gagnante repose sur une vision globale et proactive. En combinant analyse des besoins, optimisation des coûts, digitalisation, gestion des risques et achats responsables, les entreprises peuvent transformer leurs achats en un véritable levier de compétitivité et d’innovation.
L’optimisation des achats ne se limite pas à la simple réduction des coûts, mais vise une gestion stratégique et durable des ressources. En anticipant les évolutions du marché, en intégrant les nouvelles technologies et en favorisant des partenariats solides, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité opérationnelle tout en garantissant un impact positif sur leur écosystème. Une démarche d'amélioration continue, une veille constante et une capacité d'adaptation aux nouvelles contraintes économiques et environnementales sont autant d'atouts qui permettront à une entreprise d’assurer une croissance pérenne et durable grâce à une stratégie d'achats optimisée.
FAQ
Qu'est-ce qu'une stratégie d'achat efficace ?
Une stratégie d'achat efficace est une approche structurée permettant d'optimiser les coûts, la qualité et les délais tout en gérant les risques et en intégrant des critères responsables.
Quels sont les principaux objectifs d'une stratégie d'achat ?
Les objectifs incluent la réduction des coûts, l'amélioration de la qualité, l'optimisation des délais, la gestion des risques, l'innovation et la responsabilité sociétale.
Quels outils utiliser pour optimiser la stratégie d'achat ?
Parmi les outils clés, on retrouve la matrice de Kraljic, le Total Cost of Ownership (TCO) et l'e-procurement.
Comment intégrer la digitalisation dans la stratégie d'achat ?
La digitalisation passe par l'adoption d'outils d'analyse de données, d'intelligence artificielle et de plateformes d'approvisionnement électronique pour automatiser et optimiser les processus.
Pourquoi l'achat responsable est-il important ?
L'achat responsable permet de réduire l'empreinte écologique, d'améliorer l'éthique des achats et de répondre aux attentes croissantes des consommateurs et des réglementations environnementales.
Les définitions utiles
Quelle est la définition de Total Cost of Ownership (TCO) ?
Le Total Cost of Ownership (TCO), ou Coût Total de Possession, est une méthode d’évaluation des coûts qui prend en compte l’ensemble des dépenses liées à un produit ou un service sur toute sa durée de vie. Il ne se limite pas au prix d’achat initial, mais inclut également les coûts associés à l’exploitation, à la maintenance et à la fin de vie du produit.
Les composantes du TCO :
- Coût d’acquisition : Prix d’achat, frais de livraison, coûts de mise en service.
- Coût d’exploitation : Coûts d’entretien, de formation, de consommation énergétique, de support technique.
- Coût de maintenance : Réparations, mises à jour, remplacement de pièces.
- Coût de fin de vie : Recyclage, élimination, revente ou décommissionnement.
Le TCO permet aux entreprises de prendre des décisions d’achat plus éclairées en évaluant le coût global plutôt que de se focaliser uniquement sur le prix d’achat. C’est un outil clé pour optimiser les investissements et maximiser la rentabilité sur le long terme.