Grippe aviaire, H1N1, Ebola : votre entreprise a déjà vu passer les menaces potentielles de quelques épidémies. Cependant, ici, la situation est différente. En effet, la force de propagation du Coronavirus impose à l’OMS de tirer sérieusement la sonnette d’alarme, sonnette d’alarme qui vous rappelle à vous, chef d’entreprise, qu’il faut vous préparer sereinement à éventuellement affronter une période de crise. Dans cet article, nous allons voir les 3 grandes familles de mesure à prendre pour gérer cette situation : l’aménagement des outils de travail, l’aménagement des environnements de travail et l’aménagement des plans financiers.
Aménagement des outils de travail face au Coronavirus
En cas de pandémie effective, il faudra éviter les déplacements et les rassemblements.
Dès lors, la solution la plus saine, est de permettre à vos collaborateurs de travailler depuis leur domicile.
Cette contrainte peut être vue comme une opportunité, puisque si vous n’avez pas encore intégré correctement la notion de travail collaboratif dans votre entreprise, cette obligation de « home working » vous y propulsera.
Pour travailler depuis leur domicile, vos collaborateurs auront besoin :
- D’un espace de travail collaboratif en ligne permettant la gestion des données, contacts, sociétés, calendrier, documents et projets ;
- D’un chat sécurisé d’entreprise intégrant un système de vidéo conférence ;
- Du portage de leur numéro de téléphone en VOIP, portage permettant de téléphoner depuis leur ordinateur ;
- D’une adresse e-mail accessible en dehors des bureaux ;
- D’un ordinateur paramétré avec ces différents outils.
A noter que si vos collaborateurs ne bénéficient pas d’ordinateur portable, il faudra vous synchroniser avec votre responsable informatique, afin que vos collaborateurs puissent prendre chez eux leur ordinateur fixe. Attention que si vous êtes liés à un Microsoft Active Directory, il faut demander à votre responsable informatique si ces ordinateurs pourront fonctionner correctement sans accès à votre réseau local.
Enfin, pour les entreprises qui comptent s’appuyer sur SKYPE pour le chat interne et la vidéo conférence, soyez prudentes. En effet, en période de crise, trop d’entreprises et personnes se rabattent sur SKYPE comme solution de secours. Ceci peut entraîner une défaillance de la solution ou un manque de fluidité. Nous vous conseillons bien entendu d’utiliser SIMPLE MESSENGER, intégré dans la solution de travail collaboratif SIMPLE CRM ENTERPRISE, le tout soutenu par la solution de téléphonie SIMPLE PHONING.
Dernier point, essentiel, vérifier que la connexion internet des habitations de vos collaborateurs est suffisamment stable et puissante. En cas de soucis, nos confrères de SIMPL au Maghreb ont publié un guide d’optimisation des connexions internet très efficace.
Aménagement des environnements de travail face au Coronavirus
Si vous devez absolument avoir du personnel dans vos bureaux, il faudra les aménager en conséquence.
La première étape consistera à placer des affiches rappelant les règles de sécurité et d’hygiène de base :
- Se laver les mains après un passage aux toilettes, avant de manger et si on a été en contact avec une personne qui a toussé ;
- Se couvrir la bouche lorsque l’on tousse ;
- Porter un masque chirurgical ;
- Jeter immédiatement dans la poubelle tout mouchoir utilisé et se désinfecter les mains après s’être mouché ;
- Éviter de se toucher les yeux, le nez et la bouche (car les mains sont en contact avec de nombreuses surfaces qui peuvent être contaminées par le virus) ;
- Que faire si je me sens malade.
Si vous ne possédez pas d’affiche de ce type, vous pouvez télécharger celles que nous utilisons chez SIMPL via ce lien.
La deuxième étape consistera à séparer les espaces de travail au maximum. Si vous avez moins de collaborateurs présents dans vos bureaux, écartez les bureaux le plus possible, afin que si une personne venait à tousser, le risque de contagion rendu possible par la proximité physique soit minimisée.
La troisième étape est de sensibiliser votre équipe au risque. Pour cela, rappelez le contenu présent sur les affiches de sécurité et rappelez que s’ils ne se sentent pas bien ou tousse, ils doivent voir un médecin immédiatement et ne PLUS venir au bureau jusqu’à ce que le médecin ait validé un retour totalement sécurisé.
La quatrième étape est de mettre en place une politique de quarantaine. Tout employé ayant voyagé, que se soit dans la cadre professionnel ou personnel, devra travailler uniquement depuis son domicile, pendant une période de 40 jours. En effet, si au départ, la période d’incubation estimée du Coronavirus était de 14 jours, elle est montée en date du 24/02/2020 à 27. Une quarantaine de 40 jours est donc une précaution large, permettant de sécuriser au maximum la situation.
Note importante sur les masques pour se protéger du Coronavirus
A noter que les masques de chirurgie que porte la majorité des personnes ne servent à rien en terme de protection; ils ne servent qu'à éviter la propagation du virus en cas de toux ou d'éternuement.
Pour une réelle protection, il faut un masque répondant à la norme FFP3, masque disponible dans les magasins vendant du matériel de construction.
Aménagement des plans financiers face au Coronavirus
Dernier point, mais non des moindres, est la gestion du risque financier.
Réalisez des projections de l’impact du Coronavirus sur vos :
- Fournisseurs ;
- Clients ;
- Partenaires.
Sur base de ces projections, réalisez trois révisions de votre business plan annuel sur base des scénarii suivants :
- Pandémie courte ;
- Pandémie moyenne ;
- Pandémie longue.
A lire
- Et si vous remplaciez vos réunions marathons par des Asakai, ou comment mieux gérer des réunions courtes, surtout si vous travailler à distance ?
- Pourquoi utiliser des manuels de procédure en entreprise afin de faciliter le travail à distance ?
- Site de l’OMS
Quelques ouvrages de référence sur la gestion des crises en entreprise :
- Tactique théorique, Michel Yakovleff
- L'art de la guerre, Sun Tzu (disponible gratuitement ici)
- La gestion des crises hors cadre, Xavier Guilhou
- La fin du risque zéro, Xavier Guilhou
- Les radeaux de feu, diriger par émergence, Robert Branche
- Dautun , C (2007), : « Contribution à l’étude des crises de grande ampleur : connaissance et aide à la décision pour la Sécurité Civile » thèse de doctorat, Ecole des mines de Saint Etienne.
- Dautun, C, (2009), Du terrain du risque au terrain de la crise : Fondamentaux à l’usage des organisations, Cahiers de la Sécurité n°10, La Documentation Française, pp20-33
- Hude, Henri (2012) Préparer l'avenir, nouvelle philosophie du décideur. Economica.
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