Comment bien gérer ses e-mails pour gagner du temps?



Pour travailler rapidement, il est nécessaire d'être concentré. Jusque là, je pense que personne ne me contredira.

Le problème, c'est que l'on reçoit en permanence des e-mails et que la lecture de ces e-mails casse la concentration. 

Pire, notre cerveau a besoin de 23 minutes pour atteindre son plein potentiel de concentration et de productivité.

Avec une moyenne de 246 e-mails entrant et sortant par jour, cela fait une moyenne d'une déconcentration potentielles toute les minutes! 

Il est donc nécessaire, dès à présent, de professionnaliser la gestion des e-mails dans votre entreprise.

La première étape de travail, est donc de supprimer les emails internes et d'y préférer un chat interne comme Simple Messenger ou Slack.

La deuxième étape est d'établir une règle simple: on adresse uniquement les emails à la personne concernée, sans mettre toute la société en copie. Ce mal de la "copie générale pour prouver que je travaille" est une réelle plaie qui n'existe qu'en France et cela ne sert vraiment, vraiment à rien.

La troisième  étape consiste à supprimer les notifications e-mails sur votre ordinateur puis de supprimer votre e-mail PRO de votre mobile privé. Pour cela, je vous renvoie à l'épisode dédié au droit à la déconnexion.

La quatrième étape consiste à définir une nomenclature dans le sujet de vos emails.

En effet, une nomenclature bien structurée, vous permet de savoir immédiatement, sans ouvrir l'e-mail, s'il est important ou pas, quand on doit le traiter et son sujet global. 

Avec une nomenclature intelligente, vous pourrez vous payer le luxe de jeter un œil à vos e-mails, une seule fois toutes les deux heures, tout en gagnant en efficacité et en temps de réaction.

Chez Simple CRM, tous mes collègues s'envoient entre eux des e-mails dont le titre contient:
  1. la priorité temporelle
  2. Le thème
  3. Et un court résumé.

Par exemple, l'email avec le sujet: "Soir / Compta / Question facture client", signifie que je dois avoir lu cet email pour le soir, que cela concerne la compta et que c'est une question à propos d'une facture client.

Le sujet "Matin / R&D / Cahier des charge à valider" signifie que je dois avoir répondu à cet email afin la fin de la matinée et que c'est un cahier des charges à valider pour la recherche et développement. 

La liste des priorités temporelles que nous utilisons est:
  • Urgent : à lire immédiatement
  • Matin : à lire avant la fin de matinée
  • Soir : à lire avant la fin de la journée
  • Vendredi : à lire avant la fin de la semaine

Les thèmes sont les différents départements à savoir la Vente, Compta, Marketing, etc…

Et pour la résumé, il suffit d'être le plus clair possible. 

Ainsi, en un simple coup d'œil, vous savez ainsi si vous devez traiter immédiatement cet e-mail ou pas et vous gérez plus sainement votre charge de travail.  


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About Catherine De Luca

En charge du Simple CRM CLUB, je trouve pour vous les informations qui vous aidront @ progresser.
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