Une bonne prise de note commence parfois avant la réunion. En effet, si vous ne connaissez pas vos interlocuteurs du jour, il est très utile d'écrire leurs noms et fonctions, afin de vous adresser correctement à chaque interlocuteur, en fonction de son rôle et de sa position.
De même, s'il s'agit d'une réunion technique, que ce soit dans le domaine juridique, informatique ou encore marketing, préparez-vous un petit lexique des termes et concepts employés, afin de bien comprendre les notions et idées échangées.
Une fois la réunion démarrée, écoutez avant de noter. En effet, si vous prenez des notes rapides à la volée, il est possible que vous posiez par écrit des choses que vous ne comprenez pas réellement. Il est bien plus efficace de consolider votre compréhension et de juste poser par écrit des points clefs, voire tout simplement des mots clefs, dans un format court, et de transformer ces notes brèves en un procès-verbal de réunion plus riche, une fois le meeting terminé.
Attention que si vous fonctionnez comme cela, il ne faut pas trop laisser le temps filer entre la réunion et la rédaction du PV final, car votre mémoire risque de vous jouer des tours.
Ecouter peut paraitre simple et pourtant c'est réellement compliqué car écouter demande de mettre de côté vos aprioris, vos envies, parfois même vos frustrations. Écouter nécessite de mettre de côté tout jugement personnel. Écouter c’est recevoir ce que dit l’autre, c’est comprendre sa pensée. Attention que je ne vous demande pas ici de vous sacrifier: comprendre ne veut pas dire tout accepter et c'est souvent là le but des réunions; des échanges constructifs afin de définir un juste milieu pour aller de l'avant, tous ensemble.
Une prise de note n'est pas un concours de volume. L'important est d'être synthétique, clair et axé l'écoute. Si le responsable financier commence à exposer les chiffres de l'année 2021, il ne sert à rien de commencer à les noter. Il vaut mieux écrire: "Reprendre les chiffres de la compta 2021" et de vous concentrer sur le message que porte l'orateur.
Enfin, utiliser au maximum des sigles, comme le +, le -, le signe plus grand > ou plus petit < ou encore, tracer un cercle avec un point au milieu pour matérialiser le terme objectif.
Dernier conseil, mais non des moindres, bannissez la prise de note sur ordinateur et privilégiez le papier. En effet, l'écran de l'ordinateur crée une barrière physique entre vous et vos convives, ce qui accroit le risque de mauvaise écoute. Enfin, le papier n'est jamais à court de batterie et ne tombe pas en panne lorsque vous renversez votre café dessus.
Bonne réunion à tous et à toutes.
Pour ne manquer aucune information: