J'ai déjà abordé ce sujet dans le podcast car la réunionite est un mal typiquement français, les employés de l'hexagone passant en moyenne 4 heures par semaine assis autour d’une table, ou en vidéo conférence, à écouter des personnes parler, souvent pour ne pas dire grand-chose.
Il s'agit pour moi d'un sujet grave, qui tire la productivité vers le bas car la réunion donne l'illusion de travailler, mais l'illusion seulement.
La majorité du temps, ce qui est longuement exposé pourrait être partagé dans un mémo d'une demi-page. Qui plus est, un fait exposé oralement est souvent un fait contredit, contesté, remis en cause, ce qui fait qu'en plus de vous perdre du temps, les réunions engendrent des ralentissements dans les prises de décision.
Une réunion ne doit avoir lieu, qu'en cas de crise, ou de réel problème à régler.
Si les réunions sont vues comme des moments de partage sur les chiffres de l'entreprise, moments de partage indispensables… c'est qu'il y a un vrai problème dans votre boite!
Nous serons bientôt en 2022: vos chiffres doivent être visibles en temps réel, dans le module reporting de votre CRM ou de votre ERP. Devoir attendre un point oral, hebdomadaire, pour savoir dans quelle direction se dirige votre navire est un non-sens stratégique.
Ce que je vous invite à faire est donc de lister le POURQUOI de ces réunions. Le plus souvent, c'est pour offrir une visibilité sur l'activité. Je vous conseille dès lors de mettre en place des tableaux de pilotage qui vous permettront d'enfin arrêter de perdre votre temps qui est rare et précieux.
Ensuite, mettez en place les Asakai, c’est-à-dire des échanges courts d'environ 15 minutes, qui se tiendront debout, en lieu et place des traditionnelles réunions. L'Asakai est nécessaire pour clarifier des points ou une situation précise, lorsqu'un mémo échoue à rendre une dynamique visible. Pour un Asakai, éviter d'être plus de 5 personnes et assurez-vous que les personnes présentes ont été briefées correctement par email afin que l'Asakai soit le plus court et le plus productif possible.
Enfin, si une réunion est réellement indispensable, je vous invite à tester les réunions pédestres. Oui vous m'avez bien entendu, au lieu de rester assis, faites vos réunions en marchant: succès garanti!
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