Une journée compte 24 heures. Ces heures sont assez suffisantes pour maximiser ses résultats. Cependant, elles peuvent ne pas être utiles lorsque nous les utilisons de la mauvaise manière. Cette semaine, l’entreprise Simple CRM a produit un podcast qui donne des astuces pour être le plus productif possible. Ces astuces vous seront bénéfiques à coup sûr.
Optimisez vos flux métiers
Une journée peut sembler très courte lorsque nous ne savons pas en tirer des avantages. Nous souhaitons même parfois qu’elle comporte 48h au lieu de 24. C’est compréhensible. Toutefois, le mieux à faire est d’optimiser ses flux métiers.
Un flux métier est une série de tâches bien définies devant être accomplies suivant un ordre donné. Une façon d’optimiser ses flux métiers, particulièrement lorsqu’on gère de l’administratif est de regrouper les tâches récurrentes par flux métiers. On peut également classer ces tâches en fonction des efforts qu’elles demandent.
Par exemple, au lieu de traiter les courriers (scannage et archivage) tous les jours, vous pouvez les regrouper dans un tiroir en attendant. Choisissez ensuite un créneau horaire de la semaine pour les traiter tous en même temps.
Cela optimise vos flux métiers parce que non seulement vous gagnerez du temps en n’utilisant votre scanner qu’une seule fois par semaine, mais aussi votre cerveau fournira moins d’effort. Vous pouvez d’ailleurs choisir le créneau horaire au cours duquel vous êtes habituellement le moins efficace pour traiter vos courriers.
Cette méthode de travail se rapporte au principe du Taylorisme. Nous pouvons retenir que le Taylorisme est une technique d’organisation du travail dans une entreprise. Elle repose sur trois principes, dont la division horizontale et la division verticale du travail.
Élaborez des séquences de travail spécifique
Une autre manière de tirer profit en un temps record est de créer des séquences de travail spécifique. En fait, la science montre que lorsque nous créons certaines séquences de travail, notre niveau de productivité augmente.
Cette méthode de travail propose que nous travaillions intensément pendant 45 minutes dans une pièce isolée en nous éloignant de toute distraction pendant cette durée. Il est important de s’éloigner de son téléphone portable et même de son mail client. Ainsi, nous pourrons nous concentrer et travailler consciencieusement. Cette méthode de travail nous rend beaucoup plus productifs et nous fait gagner du temps et de l’énergie.
C'est un moyen très efficace de gérer son temps. Avec cette méthode, nous pouvons gagner 23% de productivité en plus. Ce pourcentage peut grimper à 28% lorsque nous respectons notre cerveau. Respecter son cerveau, c’est l’écouter, faire attention aux signaux qu’il nous envoie.
En effet, il faut savoir que lorsque nous travaillons avec notre téléphone à côté, nous sommes énormément distraits. Notre cerveau nous oblige à consulter notre téléphone tout le temps, que nous recevions des notifications ou non. Sans nous en rendre compte, nous perdons plus d’une minute à retrouver le fil après une interruption. Ce chiffre est énorme. C’est la raison pour laquelle nous devons nous éloigner de toute distraction si nous souhaitons booster notre niveau de productivité.
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