Que ce soit un tourneur fraiseur ou un responsable administratif ; la maîtrise des outils de travail est un point clef, souvent peu considéré.
Une étude de l’Université de Twente (Pays-Bas) révèle une perte de productivité de 7,6% en moyenne par employé, représentant un manque à gagner de près de 19 milliards d’euros par an pour les Pays-Bas ! À ce jour, ce problème semble avoir échappé à l'attention des employés et des gestionnaires.
En moyenne, les employés perdent pourtant plus de 15 minutes de temps productif par jour, dont :
- 35% dues à l’incompétence bureautique
- 28% pour des incompétences liées à l’utilisation d’Internet
- 16% pour des incompétences liées à l’utilisation de tablettes et smartphones
- 21% pour aider les collègues
L’étude de Twente évalue donc la perte de productivité liée à l’incompétence informatique à plus de 5h40 par mois et par salarié. *
A ce temps perdu, s’ajoute :
- Des erreurs de manipulation entraînant des conséquences graves : perte de document, e-mail qui aurait dû être envoyé mais qui est resté dans les brouillons, retards sur les projets, etc…
- Stress, angoisse, énervement
- Une image négative de l’entreprise (e-mail sans signature, documents aux mises en page précaire, conversation téléphonique entendue alors que le micro était censé être coupé, etc.)
- Des tensions entre collègues (Je t’avais envoyé ce document ! Qui a effacé le rapport de gestion sur le serveur central ?)
- Etc.
Tous ces éléments sont de réels freins à la production, à l’efficacité et au bonheur de travailler.
Les conseils de Simple CRM :
- Posez par écrit la liste des différents logiciels et outils (imprimantes, scanners, etc.) utilisés dans votre entreprise
- Fournissez des documents d’auto formation pour chaque logiciel et outil (il en existe beaucoup sur Internet, souvent gratuits et très bien réalisés)
- Proposez une fois par an des formations non obligatoires afin d’apprendre à maîtriser ces différents logiciels et outils
Exemple pratique : en 2005, la toute jeune entreprise Simple CRM mettait à disposition des documents de
- Formation à l’utilisation de Microsoft Windows
- Formation à l’utilisation de Microsoft Word
- Formation à l’utilisation de Microsoft Excel
Bien entendu, ces documents ont fortement vieilli. Cependant, l’idée est là : passer en revue les bases essentiels, ces bases qui permettent de gagner du temps, d’éviter des soucis et bien des erreurs.
* Source: http://www.usine-digitale.fr/article/combien-coute-l-incompetence-bureautique-de-vos-collaborateurs.N273461
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