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4 astuces pour toujours finir votre travail à temps
L’organisation implique une succession de projets ou d’activités, qui appelle à la coordination et à la réactivité de chaque membre. Que vous soyez en télétravail ou que vous fassiez un travail sur site, la gestion du temps, est le maître-mot pour atteindre les objectifs au sein de l’entité. Cependant, ce challenge n’est pas toujours gagné d’avance. Cet article justement vous renseigne sur comment s’y prendre.
Tenir un agenda
Entamer sa journée sans aucune idée de quoi faire ni de quand faire est le meilleur moyen pour ne rien faire de concret.
L’agenda est votre mémoire écrite. Un agenda est un bloc-notes que vous portez sur vous dans vos déplacements. Vous y notez vos activités en cours ou à venir, vos visites ou rendez-vous, vos actions clés…bref, il renseigne votre emploi du temps.
Aujourd’hui, le numérique met à disposition plusieurs outils pour faciliter l’expérience agenda. Ils vous évitent de naviguer à tâtons durant la journée ; ils vous épargnent le risque d’oubli d’un programme important ou d’une échéance. Vous saurez définir votre organisation personnelle de la journée pour atteindre les objectifs.
Supprimer les activités non-productives
Vous ne vous en rendez peut-être pas compte : il se peut que vous passiez beaucoup plus de temps sur des activités inutiles.
Choisissez de noter sur 24 h toutes vos activités, depuis le réveil jusqu’au coucher. Marquez le temps accordé à chacune d’elles. Au besoin, vous pourriez répéter l’exercice sur deux jours supplémentaires.
Au terme, vous réaliserez aisément ce qui vous occupe le plus et ce que vous négligez davantage. Si ce qui vous prend du temps ne fait partie ni de vos objectifs ni de vos axes de productivité, il y a raison de revoir son chronogramme. Cette petite astuce vous aide à écarter les distractions et resituer les priorités à l’avenir.
Procéder par ordonnancement
Si vous travaillez sur des projets ou des activités d’une grande envergure, l’ordonnancement est pour vous un impératif afin de gagner en efficacité.
L’ordonnancement est le processus au bout duquel on établit l’ordre de déroulement de différentes activités. Les tâches sont ordonnancées dans le délai d’exécution le plus court. Il a pour principal attribut d’éliminer les pertes de temps et de prioriser les activités essentielles. L’ordonnancement se fait par le biais de différentes méthodes.
La méthode PERT
Elle consiste à réduire la durée globale d'un projet en analysant en détail les tâches ou activités de base et leur succession. Elle revient à :
- établir une liste de tâches du projet ;
- identifier les liens de dépendance entre les activités ;
- déterminer les niveaux d’exécution des tâches.
La méthode PERT se matérialise par une représentation graphique des liaisons entre chaque niveau de tâches du projet. Elle vous sert, selon la densité des activités à déterminer la date de début au plus tard et la date de fin au plus tôt pour rester dans le délai du projet.
Le diagramme de GANTT
Il permet de répertorier les différentes tâches qui constituent un projet et d’indiquer les dates auxquelles elles doivent commencer. Pour y arriver, il faut :
- définir clairement le projet ;
- lister toutes les tâches à accomplir ;
- estimer la durée des tâches une par une ;
- identifier les dépendances entre les tâches ;
- établir le planning détaillé du projet en fonction de la durée des tâches, de la date de début et des interdépendances.
L’aspect visuel du diagramme de GANTT facilite l’identification et la reconnaissance du statut d’accomplissement de chaque tâche, du degré d’accomplissement des tâches en cours de réalisation et des différentes ressources allouées aux diverses tâches.
Se donner du repos !
Ça a l’air paradoxal et pourtant, se donner du repos aide à avancer plus efficacement durant la journée de travail. Enchaîner 8 h d’activités fait appel à des facultés physiques et mentales. Les neurones sont sans cesse en fonction. L’activité cérébrale est sollicitée.
Quand vous vous sentez fatigué, stressé ou surchargé, n’hésitez pas à marquer une pause de 5 min. Respirez l’air frais, laissez le vent vous effleurer, contemplez la nature, savourez un chant que vous aimez bien, adonnez-vous à de petites distractions…et surtout, profitez à fond de vos congés de travail, vous reviendrez en de bons états pour de meilleurs résultats !
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