Comment facturer les frais de déplacement à un client : tout ce qu’il faut savoir. - blog management
Les déplacements sont souvent inévitables. Qu'il s'agisse de rendez-vous clients, de chantiers ou de formations, ces déplacements engendrent des coûts que les entreprises cherchent à répercuter sur leurs clients. Cependant, la facturation de ces frais nécessite une compréhension approfondie des règles fiscales et comptables. Ce guide vise à éclairer les professionnels sur les meilleures pratiques en matière de facturation des frais de déplacement.
1. Comprendre les frais de déplacement
1.1. Définition
Les frais de déplacement englobent toutes les dépenses engagées lors de déplacements professionnels. Cela inclut :
- Les indemnités kilométriques
- Les billets de transport (train, avion)
- Les frais de taxi ou de VTC
- Les frais de stationnement et de péage
- Les frais d'hébergement et de restauration
1.2. L’importance de la justification
Pour être refacturés, ces frais doivent être :
- Professionnels
- Engagés pendant les heures de travail
- Justifiés par des reçus ou factures
- Portail des artisans du bâtiment
2. Les méthodes de facturation des frais de déplacement
2.1. Facturation au réel
Cette méthode consiste à refacturer les frais exacts engagés. Elle est basée sur les indemnités kilométriques, calculées selon un barème fiscal annuel. Ce barème prend en compte la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule.
Les avantages :
- Précision dans la facturation
- Transparence pour le client
- Temps de calcul plus long
- Nécessité de conserver tous les justificatifs
2.2. Facturation au forfait
Cette méthode consiste à appliquer un montant fixe pour les déplacements, indépendamment des frais réels engagés. Le montant peut être défini selon la distance ou la zone géographique.
Les avantages :
- Simplicité de gestion
- Prévisibilité pour le client
Les inconvénients :
- Moins précis
- Peut ne pas couvrir tous les frais engagés
3. L'intégration des frais de déplacement dans les documents commerciaux
3.1. Devis
Il est essentiel d'inclure les frais de déplacement dans le devis initial. Cela permet au client d'être informé dès le départ et évite les litiges. Les frais doivent apparaître sous une ligne spécifique, avec une estimation des coûts.
3.2. Facture
Les frais de déplacement doivent être clairement indiqués sur la facture, avec une distinction entre le montant HT et TTC. Si l'entreprise est assujettie à la TVA, celle-ci doit être appliquée sur les frais refacturés.
4. Les spécificités pour les auto-entrepreneurs
Les auto-entrepreneurs peuvent refacturer les frais de déplacement, mais avec certaines particularités :
Ils ne peuvent pas déduire ces frais de leur chiffre d'affaires déclaré à l'URSSAF.
La TVA n'est pas applicable, sauf s'ils y sont assujettis.
Ils doivent tenir compte des cotisations sociales sur les montants refacturés.
5. Les conseils pratiques
Toujours conserver les justificatifs des frais engagés.
Utiliser des outils de gestion pour faciliter le calcul et la refacturation des frais.
Être transparent avec le client dès le début de la collaboration.
Mettre à jour régulièrement les barèmes utilisés pour le calcul des indemnités kilométriques.
Conclusion
La facturation des frais de déplacement est une pratique courante mais qui nécessite rigueur et transparence. En choisissant la méthode adaptée à votre activité et en respectant les obligations fiscales, vous assurez une relation de confiance avec vos clients tout en préservant la rentabilité de votre entreprise.
FAQ
Puis-je refacturer tous les types de frais de déplacement à mes clients ?
Oui, à condition qu'ils soient professionnels, engagés pendant les heures de travail et justifiés par des reçus.
Dois-je appliquer la TVA sur les frais de déplacement refacturés ?
Oui, si votre entreprise est assujettie à la TVA. La TVA s'applique sur les frais refacturés, sauf exceptions spécifiques.
Quelle méthode de facturation est la plus avantageuse ?
Cela dépend de votre activité. La facturation au réel est plus précise, tandis que le forfait offre une gestion simplifiée.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
En utilisant le barème fiscal en vigueur, qui prend en compte la distance parcourue et la puissance fiscale du véhicule.
Les auto-entrepreneurs peuvent-ils refacturer les frais de déplacement ?
Oui, mais ils doivent respecter certaines spécificités, notamment en matière de TVA et de cotisations sociales.