Diminuer fortement le nombre de factures impayées et réduisez les délais de paiement - blog management

Les impayés sont parfois un sujet tabou dans les entreprises. Ces impayés représentent une difficulté, voire un danger et certaines entreprises ont peur qu’en relançant les clients, ils les perdent. L’équipe de SIMPL vous propose ici les astuces et bonnes pratiques à mettre en place afin de diminuer les impayés et accélérer l’encaissement de ce qui vous est dû. 

Remettons d’abord l’église au milieu du village


La raison majeure pour laquelle les PME ne suivent pas de façon assez rigoureuses leurs impayés, est la peur de perdre des clients.

Soyons clairs : si vous entrez dans un magasin, que vous vous saisissez d’un objet et partez sans passer par la caisse pour payer, cela s’appelle un vol. Pourquoi voir les choses différemment lorsqu’il s’agit de votre entreprise ? 

Certes, des retards peuvent être compréhensibles comme par exemple pendant les périodes où de nombreux collaborateurs sont absents (fêtes de fin d’année et vacances d’été), mais pour le restant de l’année, une convention commerciale se doit d’être respectée : vous avez réalisé votre mission de fournisseur et votre client se doit d’en faire autant.

Quels sont les délais de paiement maximum d’une facture ? 


La loi française LME de 2009 défini à 30 jours le délai de paiement maximal des biens et services.

De plus, cette loi française a été renforcée le 12 mars 2013 par la Commission européenne qui a voté une loi imposant également un délai de paiement de 30 jours dans tous les Etats membres de l'Union Européenne.

Première cadrage : vos bons de commande, contrats et factures


Pour être certain d’être payés, il faut d’abord avoir précisé que vous voulez être payés et dans quelles conditions.

Ces éléments doivent être clairement mentionnés dans vos bons de commande, contrats et factures, via vos CGV.

Pour rappel, une facture qui n’est pas justifiée par un bon de commande ou un contrat est contestable, alors qu’une facture sécurisée par l’un de ces éléments est due.

Si vous n’êtes pas certains de la qualité de vos différentes CGV, nous vous invitons à lire ou relire deux excellents articles publiés dans le Simple CRM Club :


Et pour savoir comment insérer des CGV complètes dans Simple ERP, merci de vous reporter à cette explication : http://www.simple-crm-support.com/2018/05/comment-ajouter-des-cgv-en-pdf-avec.html 

( Parenthèse : la loi CHATEL )


Si vous arrive qu’un client B2B (une entreprise) refuse de payer une facture en s’abritant derrière la loi CHATEL, sachez qu’elle n’en a pas le droit, puisque la loi CHATEL est relative aux consommateurs.

"Le consommateur est défini par la loi française comme toute personne physique qui agit à des fins qui n'entrent pas dans le cadre de son activité commerciale, industrielle, artisanale ou libérale. Juridiquement, le consommateur doit être distingué du professionnel : l'un et l'autre ne se voit pas appliquer le même régime juridique dans le cadre d'un contrat de vente de produit ou de prestation de service, le régime applicable au consommateur étant particulièrement protecteur." 

Deuxième cadrage : ne pas vendre à n’importe qui ! 


Vendre à une société qui est en difficulté financière, c’est l’assurance (ou presque) de ne jamais être payé.

Afin d’éviter cette mésaventure, vérifier la réputation, voire la solvabilité des nouveaux clients, depuis le bouton « Social CRM / KYC », présent dans la fiche société :



Troisième méthode : faciliter et donc accélérer les paiements


Lorsqu’une démarche est facilitée, elle se réalise plus rapidement.

Simple Paiement est une option de Simple ERP qui permet de créer un lien uniquement de paiement pour chaque facture émise. Ainsi, à la réception de la facture, votre client peut payer en cliquant rapidement sur un lien, les moyens de paiement possibles étant : carte de banque classique, carte de crédit et PayPal.

En intégrant Simple Paiement dans votre entreprise, vous bénéficierez de facture rapidement payées et d’une trésorerie plus saine.



( Parenthèse importante : n’utilisez plus de SEPA et économisez de l’argent ! ) 


Les frais bancaires générés par les impayés peuvent être très importants, surtout si votre mode de  paiement est le prélèvement SEPA (Single Euro Payments Area).

Les prélèvements SEPA ont été imposés par les banques en 2002. S’ils sont pratiques pour les prélèvements récurent de type « abonnement », ils n’en demeurent pas moins vrai que leur fonctionnement est excessivement cher pour votre entreprise.

La première raison de ce coût est que l’établissement d’un SEPA est réellement complexe, puisqu’il demande l’émission d’un formulaire SEPA, sa signature par votre client, la transmission par le client du formulaire à sa banque, le renvoie de ce formulaire auprès de vos services, accompagné du RIB : autant de bonne raison de ralentir une signature, voire de ne pas la réaliser !

La deuxième raison, est le montant des frais de fonctionnement des SEPA. En effet, un SEPA refusé vous est facturé entre 12 et 25 Euro, en fonction de la banque à laquelle vous êtes inscrits, ce qui est tout simplement scandaleux quand on sait que cette opération a coûté 0,2 Euro à votre banque !

Là aussi, la solution Simple Paiement va vous aider, puisque Simple Paiement vous permettra de mettre en place des SEPA directement en ligne (donc plus d’aller-retour administratif complexe) ou si nécessaire, de mettre en place des prélèvements automatiques, exempt de frais en cas de paiements non effectifs.


Quatrième méthode : les relances automatiques


Simple ERP peut envoyer un rappel automatique de paiement. 

La mise en place de cette fonctionnalité est expliquée ici : http://www.simple-crm-support.com/2015/12/comment-configurer-le-rappel-de-facture.html

Ce premier rappel sera courtois mais ferme et puisqu’il est envoyé par une machine, cela ne froissera nullement vos clients. 

Cinquième méthode : les relances humaines


Si une semaine après que Simple ERP aie envoyé un rappel, le paiement n’a toujours pas été réalisé, il vous faudra envoyer un rappel « à la main » (mais en utilisant un modèle d’email), rappel qu’il faudra la semaine suivante, doubler d’un appel téléphonique.

Il est impératif d’être structuré ! Planifier une interaction récurrente, qui apparaitra par exemple tous les mercredis dans votre calendrier, afin d’avoir une plage horaire dédiée aux relances. En effet, si vous ne vous forcez pas à réaliser cette charge de travail, qui n’est pas très agréable, vous la reportez sans cesse pour au final ne pas parachever correctement ce processus essentiel à l’équilibre financier de voter entreprise. En insérant, de façon systématique, au travers d’une interaction récurrente, ce travail dans votre calendrier, vous vous obligerez à maintenir une gestion saine. 

Pour créer cette interaction récurrente, merci de lire cette explication : http://www.simple-crm-support.com/2016/05/les-interactions-recurrentes.html


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About Catherine De Luca

En charge du Simple CRM CLUB, je trouve pour vous les informations qui vous aidront @ progresser.
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1 commentaires :

  1. The tips are very useful but, I guess, that the last one is the most effective. Anyway, the post is very informative. Thanks for sharing.

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